Los viáticos son de los gastos que más se rechazan en una revisión: no por falta de factura, sino porque pasan de los topes o no cumplen alguna regla. Esta guía te dice cuánto puedes deducir por día y qué necesitas para comprobarlo.
Las reglas básicas
- Para quién: personas con relación laboral con la empresa o que le prestan servicios profesionales.
- Dónde: fuera de una faja de 50 kilómetros alrededor del establecimiento de la empresa. Una comida en la misma ciudad no es viático.
- En qué: hospedaje, alimentación, transporte, renta de auto y kilometraje.
- Con qué: CFDI a nombre de la empresa (en el extranjero, el comprobante del lugar), y pago con tarjeta o transferencia si pasa de $2,000.
Los topes diarios por persona
$750alimentación por día en México
$1,500alimentación por día en el extranjero
Sin topehospedaje en México
$3,850hospedaje por día en el extranjero
$850renta de automóvil por día
La alimentación se deduce cuando viene acompañada del comprobante de hospedaje o transporte del mismo viaje. Guarda todo junto: boleto o factura del hotel, y las comidas de esos días.
Ejemplo: viaje de tres días a Monterrey
Gastos de una persona, 3 días y 2 noches
El hotel se deduce completo. De las comidas sólo $750 × 3 días = $2,250; los $1,050 restantes van a no deducibles. Cifras ilustrativas.
Del lado del trabajador
Lo que le das a un empleado para viajar no le causa ISR si lo comprueba con los comprobantes del gasto (art. 93, fr. XVII LISR). Lo que no compruebe se considera salario y grava. Para que quede claro:
- Entrega el anticipo con una solicitud: destino, fechas y motivo del viaje.
- Pide la comprobación al regresar, con los CFDI a nombre de la empresa.
- Reporta los viáticos comprobados en el CFDI de nómina del periodo, en su concepto de viáticos.
- Lo no comprobado: que lo devuelva o súmalo a su salario con su ISR.
Errores comunes
- Comidas en la misma ciudad registradas como viáticos.
- Facturas a nombre del empleado en lugar de la empresa.
- Pagar en efectivo gastos de más de $2,000.
- Deducir completa la comida de un día que pasó del tope.
- No pedir comprobación del anticipo: queda como salario del trabajador.
Si usas Kern: al registrar un gasto con su CFDI, Kern separa en no deducibles lo que la ley deja fuera (por ejemplo, combustible pagado en efectivo), con su IVA no acreditable.